飛鳥(niǎo)創(chuàng)意服務(wù)項(xiàng)目
策劃年會(huì)活動(dòng),我們首先需要確定年會(huì)的主題,偏向的重點(diǎn)和調(diào)性!年會(huì)的使命就是通過(guò)活動(dòng),積極影響員工的信念和行為,提高士氣縮小業(yè)績(jī)差距。
調(diào)性表明了年會(huì)是以輕快活潑為主,還是以穩(wěn)重大氣為主,這就決定著策劃活動(dòng)的內(nèi)容。就像是年輕人較多的創(chuàng)新型公司,年會(huì)的調(diào)性會(huì)更偏向于青春、創(chuàng)意的方向。
年會(huì)的策劃方案,一般包含了這些元素:
一、基本內(nèi)容:(日期,場(chǎng)地,參與人員等)
1.定好時(shí)間,活動(dòng)籌備就可以進(jìn)入倒計(jì)時(shí)階段;
2.確定規(guī)模,活動(dòng)所需面積、人數(shù),地點(diǎn)的選擇、酒店、餐飲、交通等等可以開(kāi)始啟動(dòng);
3.確定地點(diǎn),我們要考慮場(chǎng)地大小是否合乎年會(huì)參與人數(shù),現(xiàn)場(chǎng)是否有支持年會(huì)活動(dòng)的設(shè)備,場(chǎng)地遠(yuǎn)近是否需要安排員工的交通住宿問(wèn)題,以及場(chǎng)地附近是否有足夠的停車(chē)位。
以上三個(gè)因素決定了年會(huì)的規(guī)模大小,以及籌備時(shí)間的分配。
二、年會(huì)內(nèi)容:(節(jié)目,游戲,互動(dòng),抽獎(jiǎng))
年會(huì)內(nèi)容就需要我們創(chuàng)意策劃,現(xiàn)在年會(huì)的形式多樣化,不僅是大家一起吃頓飯那么簡(jiǎn)單。比如有:直播形式的線上年會(huì)、白天團(tuán)建晚上年會(huì)的形式、還有把年會(huì)變成一場(chǎng)旅游的形式……年會(huì)形式往往會(huì)按主題內(nèi)容來(lái)確定。
年會(huì)的內(nèi)容與場(chǎng)地是緊密相關(guān)的,場(chǎng)地是活動(dòng)策劃落地的開(kāi)端,場(chǎng)地形式也決定了年會(huì)的形式。
不同公司年會(huì)內(nèi)容需求不同場(chǎng)地也不一樣,有的公司只需要找到一個(gè)能夠滿足開(kāi)會(huì)、用餐的場(chǎng)地就好。而大型的場(chǎng)地預(yù)訂時(shí)間往往要提前數(shù)月就要確定好,以免屆時(shí)沒(méi)有場(chǎng)地檔期。有的公司預(yù)算和安排都比較靈活,那就可以追求更多創(chuàng)意、體驗(yàn)和互動(dòng)——比如在餐吧、咖啡廳、轟趴、戶(hù)外草坪等場(chǎng)地,又或者去旅行、團(tuán)建、滑雪、燒烤、海邊,在預(yù)算充足的前提下,發(fā)揮創(chuàng)意。
三、預(yù)算分配:(場(chǎng)地,餐飲,禮品,交通,住宿等)
確定年會(huì)預(yù)算是年會(huì)的基礎(chǔ),不同預(yù)算呈現(xiàn)的效果也大相徑庭。而預(yù)算也不能局限于數(shù)字,應(yīng)該用占比來(lái)考慮占比預(yù)算
1、固定成本(35%),包含策劃、場(chǎng)地、搭建和布置、文藝活動(dòng)等
2、可變成本(50%),包含餐飲、住宿、旅行、禮品、停車(chē)等
3、應(yīng)急成本(15%)
項(xiàng)目組還要制定一個(gè)年會(huì)籌備時(shí)間表,拆分年會(huì)籌備的各項(xiàng)任務(wù)并布置完成時(shí)間點(diǎn),保證整個(gè)籌備工作有條不紊。
四、工作分類(lèi):(活動(dòng)文案,會(huì)場(chǎng)布置,年會(huì)節(jié)目,禮儀迎賓,后勤)等
通過(guò)以上的策劃步驟,我們有了很理想的計(jì)劃,接下來(lái)我們就要對(duì)年會(huì)進(jìn)行更詳盡的規(guī)劃和落實(shí),制造美好的年會(huì)回憶。大致上來(lái)說(shuō),需要調(diào)動(dòng)的年會(huì)人員有三類(lèi):
1、年會(huì)支持人員
年會(huì)總導(dǎo)演,主持人,節(jié)目表演人員,錄像師,攝影師,簽到負(fù)責(zé)人,會(huì)場(chǎng)布置負(fù)責(zé)人,獎(jiǎng)品負(fù)責(zé)人等需要參與到年會(huì)籌備中的人員。
2、需要提前邀約的人員
老板,高層,公司合作伙伴等,老板與高層一般很忙,如果需要他們表演節(jié)目或者上臺(tái)講話,應(yīng)該提前去溝通,提前對(duì)嘉賓進(jìn)行邀請(qǐng),既表達(dá)了禮節(jié),也有利于嘉賓調(diào)整檔期。
3、外包支持人員
舞臺(tái)供應(yīng)商,餐飲供應(yīng)商等,供應(yīng)商也需要提前聯(lián)系,并且沒(méi)有合作過(guò)的供應(yīng)商,一定要再三確認(rèn)時(shí)間和流程。
如果您覺(jué)得以上步驟要牽扯企業(yè)太多精力,況且術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻,您可以尋找一家像飛鳥(niǎo)創(chuàng)意文化傳媒這類(lèi)活動(dòng)公司,為您提供一站式策劃執(zhí)行服務(wù),更省心、更專(zhuān)業(yè)。
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